Prefeitura de São Paulo

Nesta quinta-feira (2), a Prefeitura de São Paulo atingiu a quantidade de 1 milhão de novos processos em formato digital. Essa iniciativa faz parte programa “Processo Eletrônico”, que tem o objetivo de acabar com o uso de papel na administração municipal. Para além da questão da sustentabilidade, a digitalização das solicitações dos munícipes também garante mais transparência aos processos internos, reduz o tempo nos atendimentos, diminui a burocracia e economiza recursos públicos.

A administração municipal trabalha para chegar à digitalização de 100% dos processos administrativos. Isso inclui desde autorizações para o repasse de recursos para compras até abertura ou fechamento de rua no bairro, cadastro de IPTU ou autorização para obras na própria casa do cidadão. Tudo isso está deixando de ser feito em papel impresso para se tornar totalmente digital. 

“O nosso objetivo é construir uma cidade com transparência governamental, respeito ao meio ambiente e redução de tempo da burocracia interna. Migrar os processos para formato digital tem sido um esforço de mobilização de todo o governo, que vem trabalhando em soluções inteligentes para construir uma São Paulo cada vez mais humana”, aponta Daniel Annenberg, secretário municipal de Inovação e Tecnologia.

Desde que o programa foi implantado, em 2015, 660 tipos de processos já migraram para o modo eletrônico, o que representa cerca de 98% de todo o volume de processos. Serão poupados anualmente mais de quatro milhões de folhas de papel e outros insumos para a geração e transporte de processos. A economia anual total estimada aos cofres públicos é de R$ 2 milhões.

Essa conta é possível porque não há mais gastos indiretos de aluguel e custo de manutenção de arquivos, uma vez que se torna desnecessário o espaço físico para a guarda permanente e manutenção dos processos gerados. Também são eliminados os gastos com pessoal e veículos utilizados na movimentação desses documentos entre os diferentes órgãos da prefeitura.

Ao longo do processo, 31.725 servidores municipais foram capacitados para que a migração do projeto fosse realizada pela Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia. Após a migração total, caberá à Secretaria de Gestão acompanhar, fiscalizar, estar atenta à temporalidade e classificar os processos. “A Secretaria de Gestão acompanhou de perto o processo de migração e está preparada para a próxima fase, que também é fundamental. É necessário acompanhar de perto todos esses processos para que cumpram o prazo regular de tramitação. Tramitar processos em meio eletrônico garante mais transparência, reduz custos com armazenamento e o risco de extravio”, explica Malde Vilas Boas, secretária municipal de Gestão.

Outra vantagem da transição é aumentar a rapidez das tomadas de decisão administrativas, pois a tramitação em ambiente digital pode reduzir entre 50% e 90% no tempo de processos orçamentários, tributários e de gestão de pessoas, entre outros.

Transparência

A ampliação da transparência e do controle público e social sobre o andamento da burocracia interna da Prefeitura é outra contribuição do formato digital. Com o Processo Eletrônico, é possível acompanhar em tempo real o andamento das medidas administrativas eliminando qualquer possibilidade de extravio de documentos, além de gerar maior segurança.

“Não tem mais como colocar o processo na gaveta, porque qualquer pessoa pode acessar. Não é mais uma informação exclusiva do servidor, agora a informação é compartilhada e a sociedade participa da fiscalização”, explica Annenberg.

A Prefeitura de São Paulo tramita, em média, 400 mil processos por ano. Garantir estrutura física para armazenar esses processos pode representar um gargalo que envolve custos cada vez maiores. Para se ter uma ideia, com um milhão de processos em ambiente digital, mais de 1.500 toneladas de papel deixaram de ser utilizadas, correspondente a uma área de 282 campos de futebol ou 1.612 piscinas olímpicas cheias. Por conta disso, o Processo Eletrônico também impede o crescimento do estoque do Arquivo Municipal de Processos que, atualmente, conta com mais de 20 milhões de processos em papel.

100% digital

A cidade de São Paulo está a poucas semanas de decretar o fim definitivo do uso de papel e será a primeira metrópole brasileira a ter 100% dos novos processos em formato eletrônico. As secretarias municipais de Inovação e Tecnologia e de Gestão abrem uma fronteira no fim do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e instituem o compartilhamento do conhecimento em formato digital, seguro e transparente como regra.

Atualmente, todas as subprefeituras já operam em ambiente digital e 74 órgãos e entidades já não utilizam mais capa, papel e carimbo para autuar processos administrativos na Prefeitura, representando 98% de migração concluída para o ambiente digital. Trata-se de um ponto sem retorno: uma vez que o processo é transferido para o formato digital, o sistema anterior que permitia a entrada em papel é desligado.

O programa “Processo Eletrônico” faz parte da Meta 34.4 do Programa de Metas 2019-2020 e do Decreto 57.868/17 que determina a migração de todos os novos processos administrativos para formato eletrônico.

“Temos trabalhado muito para colocar São Paulo no patamar que ela merece, em nível nacional e internacional, usando a tecnologia para melhorar a qualidade do serviço público e a vida do cidadão, ou seja, uma cidade cada vez mais inteligente e humana”, reforça Daniel Annenberg. 

Sobre a plataforma SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é a plataforma que viabiliza a digitalização dos processos e garante a sua tramitação de forma segura, transparente e responsável. O uso do SEI é obrigatório para todas as secretarias, Prefeituras Regionais e entidades da administração indireta, nos termos do Decreto Municipal nº 55.838/15.

A plataforma SEI engloba um conjunto de módulos e funcionalidades no meio eletrônico para a gestão de processos e documentos administrativos, facilitando o acesso do servidor e do cidadão por meio de uma interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (Sul do Brasil) e cedido por meio de acordo de cooperação técnica à prefeitura paulistana, o SEI já envolveu a capacitação de mais de 31 mil servidores municipais.