Secretaria Especial de Comunicação
Sistema de Recursos Humanos da prefeitura esta modernizado
O Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências cadastra todos os eventos referentes ao funcionalismo municipal e processa todos os dados relativos à gestão dos mais de 183 mil servidores. A adoção da nova ferramenta tecnológica proporcionará maior agilidade e eficiência ao gerenciamento de recursos humanos.
Tem início, neste mês de maio, a operação efetiva do Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências (Sigpec), implantado pela Secretaria Municipal de Gestão (SMG), por meio da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP), em parceria com a Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município (Prodam).
A grande novidade é que, com a adoção do Sigpec, todos os eventos referentes ao funcionalismo municipal são cadastrados em um único sistema integrado, que processará todos os dados relativos à gestão dos mais de 183 mil servidores, entre ativos, inativos e pensionistas da administração direta. Essa integração representa a base do processo de modernização na Gestão de Pessoas e Competências da Prefeitura de São Paulo.
O projeto tem o financiamento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), por meio do Programa de Modernização da Administração Tributária e Gestão dos Setores Sociais Básicos.
A adoção dessa nova ferramenta tecnológica proporcionará maior agilidade e eficiência ao gerenciamento de recursos humanos, com a simplificação dos procedimentos adotados anteriormente, facilitando o acesso às informações dos servidores.
Até então, o Departamento de Recursos Humanos da PMSP trabalhava basicamente com seis sistemas diferentes para manutenção das informações cadastrais do funcionalismo municipal, como ingresso, freqüência, pagamento de 1/3 de férias, contagem de tempo, além do gerenciamento do quadro de cargos. Esses sistemas alimentavam o Fopag - sistema que gera a folha de pagamento. Mas, para o intercâmbio de informações entre eles, eram realizados procedimentos manuais.
Esse fracionamento de atividades provocava a redundância de informações nos diversos sistemas, prejudicando, ainda, a disponibilização rápida de dados precisos e a agilização de procedimentos para a obtenção de benefícios para o servidor, por exemplo.
O Sigpec também vai mudar significativamente as rotinas adotadas pelo Departamento de Saúde do Servidor (DSS), para o gerenciamento de licenças médicas, readaptação funcional, acidentes de trabalho e aposentadoria. Entre outros benefícios, com o Sigpec, o agendamento de perícias médicas será feito on-line, eliminando as guias de licença médica; a avaliação será cadastrada pelo médico em prontuário eletrônico, diretamente no sistema, e disponibilizada às unidades de RH dos servidores.
Além da integração, outro ponto importante é a segurança proporcionada pelo novo sistema, de acordo com as normas vigentes sobre sigilo e segurança de informações. Somente pessoas previamente autorizadas têm acesso ao Sigpec, e é possível definir padrões de acesso diferenciados (restritos ou amplos), de acordo com o perfil do usuário e as necessidades de cada unidade.
Abrangência
Essa mudança na atuação das unidades de gestão de recursos humanos terá reflexos diretos em toda a Administração Municipal, pela reorganização da totalidade das tarefas relacionadas à administração do pessoal e pela maior disponibilidade de informações aos gestores da Prefeitura. Pelo sistema, é possível fazer consultas das mais variadas para o levantamento de estatísticas sobre o funcionalismo municipal.
Os servidores também serão beneficiados, pois o Sigpec proporcionará um canal de comunicação menos burocrático para o levantamento de informações sobre sua vida funcional. Na segunda etapa de implantação do projeto, está prevista, entre outras ações, a criação de portais na internet com conteúdos específicos dirigidos aos gestores de recursos humanos, servidores e cidadãos.
O Portal do Servidor, por exemplo, possibilitará o acesso dos servidores às suas informações pessoais para consultas on-line.
Implantação
Para adaptação do sistema às normas e necessidades da Prefeitura, foi feito um trabalho minucioso, que contou com equipes para administrar as seguintes áreas: Planejamento e Controle; Customização, que consiste na adequação das funcionalidades do sistema, com a elaboração de novas telas, campos e rotinas, layout, confecção de manuais etc.; Migração de dados dos outros sistemas; Treinamento, Informações; e equipes especiais para Parametrização, ou seja, para estabelecer os parâmetros para a inserção dos dados cadastrais dos servidores no novo sistema, de acordo com as normas e a legislação da Prefeitura.
Em fevereiro deste ano, após o processo de migração de dados, o Sigpec entrou em operação paralela aos outros sistemas. Isso quer dizer que todos os cadastros feitos nos sistemas antigos foram feitos também no Sigpec.
O processamento paralelo teve por objetivo testar e validar os fluxos propostos, familiarizar os usuários com o novo sistema, sanar as dúvidas quanto aos processos de trabalho e corrigir problemas.
Integração de equipes
Para garantir a participação de todos os envolvidos nesse processo de mudança, a equipe do SIGPEC criou os Fóruns, fundamentais para manter os órgãos municipais informados sobre o andamento do projeto e engajar os profissionais das Unidades de Recursos Humanos (URH's), das secretarias, e Supervisões de Gestão de Pessoas (SUGESP's), das subprefeituras, na implantação do novo sistema integrado. Desde 2006, foram realizados 18 Fóruns com a participação assídua dos profissionais de RH de toda a Prefeitura.
Capacitação para operação do sistema
Para capacitar os funcionários da área de Recursos Humanos para trabalharem com o novo Sistema, foi realizado um mapeamento de todas as Unidades de RH, para identificar a demanda de servidores que necessitariam ser treinados em cada uma delas. Desde outubro de 2007, foram capacitados, aproximadamente, 600 servidores, nos diversos módulos de treinamento. Para aumentar a capacidade de treinamento e formar multiplicadores nas Unidades de RH, também foi criado o Curso de Formação de Instrutores em SIGPEC, que tem uma 1ª turma já formada e atuante.
Administração das mudanças
Hoje, todas as unidades de recursos humanos da PMSP estão trabalhando com o SIGPEC e o processo está numa fase de consolidação das mudanças. Para garantir o pleno desenvolvimento das novas atividades, a Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP), por meio da equipe do SIGPEC, formou grupos para atender à demanda por informações sobre a operação, regras, procedimentos e rotinas de produção do Sistema. Sem falar do trabalho contínuo de sensibilização e capacitação dos profissionais da área de Recursos Humanos. Está prevista, ainda, a criação de um Programa Permanente de Capacitação para o SIGPEC, em parceria com a Escola de Formação do Servidor Público Municipal.
Com a implantação em definitivo do SIGPEC, a Prodam - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município - é responsável pelo gerenciamento do processamento, desenvolvimento e manutenção do Sistema.
Histórico
O edital para a aquisição de um sistema integrado para gerenciamento de recursos humanos, com especificações detalhadas das necessidades, foi finalizado em 2004 por uma equipe de profissionais do Departamento de Recursos Humanos da PMSP.
Em 2006, foi assinado o contrato com a empresa Techne Engenharia e Sistemas Ltda., vencedora da licitação para implantação do SIGPEC. Teve início, então, a implantação do Sistema com a formação de equipes com profissionais experientes de diferentes divisões do Departamento de Recursos Humanos da Prefeitura de São Paulo, e da Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município - PRODAM, assessorados por consultores da empresa responsável pelo Sistema.
A grande novidade é que, com a adoção do Sigpec, todos os eventos referentes ao funcionalismo municipal são cadastrados em um único sistema integrado, que processará todos os dados relativos à gestão dos mais de 183 mil servidores, entre ativos, inativos e pensionistas da administração direta. Essa integração representa a base do processo de modernização na Gestão de Pessoas e Competências da Prefeitura de São Paulo.
O projeto tem o financiamento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), por meio do Programa de Modernização da Administração Tributária e Gestão dos Setores Sociais Básicos.
A adoção dessa nova ferramenta tecnológica proporcionará maior agilidade e eficiência ao gerenciamento de recursos humanos, com a simplificação dos procedimentos adotados anteriormente, facilitando o acesso às informações dos servidores.
Até então, o Departamento de Recursos Humanos da PMSP trabalhava basicamente com seis sistemas diferentes para manutenção das informações cadastrais do funcionalismo municipal, como ingresso, freqüência, pagamento de 1/3 de férias, contagem de tempo, além do gerenciamento do quadro de cargos. Esses sistemas alimentavam o Fopag - sistema que gera a folha de pagamento. Mas, para o intercâmbio de informações entre eles, eram realizados procedimentos manuais.
Esse fracionamento de atividades provocava a redundância de informações nos diversos sistemas, prejudicando, ainda, a disponibilização rápida de dados precisos e a agilização de procedimentos para a obtenção de benefícios para o servidor, por exemplo.
O Sigpec também vai mudar significativamente as rotinas adotadas pelo Departamento de Saúde do Servidor (DSS), para o gerenciamento de licenças médicas, readaptação funcional, acidentes de trabalho e aposentadoria. Entre outros benefícios, com o Sigpec, o agendamento de perícias médicas será feito on-line, eliminando as guias de licença médica; a avaliação será cadastrada pelo médico em prontuário eletrônico, diretamente no sistema, e disponibilizada às unidades de RH dos servidores.
Além da integração, outro ponto importante é a segurança proporcionada pelo novo sistema, de acordo com as normas vigentes sobre sigilo e segurança de informações. Somente pessoas previamente autorizadas têm acesso ao Sigpec, e é possível definir padrões de acesso diferenciados (restritos ou amplos), de acordo com o perfil do usuário e as necessidades de cada unidade.
Abrangência
Essa mudança na atuação das unidades de gestão de recursos humanos terá reflexos diretos em toda a Administração Municipal, pela reorganização da totalidade das tarefas relacionadas à administração do pessoal e pela maior disponibilidade de informações aos gestores da Prefeitura. Pelo sistema, é possível fazer consultas das mais variadas para o levantamento de estatísticas sobre o funcionalismo municipal.
Os servidores também serão beneficiados, pois o Sigpec proporcionará um canal de comunicação menos burocrático para o levantamento de informações sobre sua vida funcional. Na segunda etapa de implantação do projeto, está prevista, entre outras ações, a criação de portais na internet com conteúdos específicos dirigidos aos gestores de recursos humanos, servidores e cidadãos.
O Portal do Servidor, por exemplo, possibilitará o acesso dos servidores às suas informações pessoais para consultas on-line.
Implantação
Para adaptação do sistema às normas e necessidades da Prefeitura, foi feito um trabalho minucioso, que contou com equipes para administrar as seguintes áreas: Planejamento e Controle; Customização, que consiste na adequação das funcionalidades do sistema, com a elaboração de novas telas, campos e rotinas, layout, confecção de manuais etc.; Migração de dados dos outros sistemas; Treinamento, Informações; e equipes especiais para Parametrização, ou seja, para estabelecer os parâmetros para a inserção dos dados cadastrais dos servidores no novo sistema, de acordo com as normas e a legislação da Prefeitura.
Em fevereiro deste ano, após o processo de migração de dados, o Sigpec entrou em operação paralela aos outros sistemas. Isso quer dizer que todos os cadastros feitos nos sistemas antigos foram feitos também no Sigpec.
O processamento paralelo teve por objetivo testar e validar os fluxos propostos, familiarizar os usuários com o novo sistema, sanar as dúvidas quanto aos processos de trabalho e corrigir problemas.
Integração de equipes
Para garantir a participação de todos os envolvidos nesse processo de mudança, a equipe do SIGPEC criou os Fóruns, fundamentais para manter os órgãos municipais informados sobre o andamento do projeto e engajar os profissionais das Unidades de Recursos Humanos (URH's), das secretarias, e Supervisões de Gestão de Pessoas (SUGESP's), das subprefeituras, na implantação do novo sistema integrado. Desde 2006, foram realizados 18 Fóruns com a participação assídua dos profissionais de RH de toda a Prefeitura.
Capacitação para operação do sistema
Para capacitar os funcionários da área de Recursos Humanos para trabalharem com o novo Sistema, foi realizado um mapeamento de todas as Unidades de RH, para identificar a demanda de servidores que necessitariam ser treinados em cada uma delas. Desde outubro de 2007, foram capacitados, aproximadamente, 600 servidores, nos diversos módulos de treinamento. Para aumentar a capacidade de treinamento e formar multiplicadores nas Unidades de RH, também foi criado o Curso de Formação de Instrutores em SIGPEC, que tem uma 1ª turma já formada e atuante.
Administração das mudanças
Hoje, todas as unidades de recursos humanos da PMSP estão trabalhando com o SIGPEC e o processo está numa fase de consolidação das mudanças. Para garantir o pleno desenvolvimento das novas atividades, a Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP), por meio da equipe do SIGPEC, formou grupos para atender à demanda por informações sobre a operação, regras, procedimentos e rotinas de produção do Sistema. Sem falar do trabalho contínuo de sensibilização e capacitação dos profissionais da área de Recursos Humanos. Está prevista, ainda, a criação de um Programa Permanente de Capacitação para o SIGPEC, em parceria com a Escola de Formação do Servidor Público Municipal.
Com a implantação em definitivo do SIGPEC, a Prodam - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município - é responsável pelo gerenciamento do processamento, desenvolvimento e manutenção do Sistema.
Histórico
O edital para a aquisição de um sistema integrado para gerenciamento de recursos humanos, com especificações detalhadas das necessidades, foi finalizado em 2004 por uma equipe de profissionais do Departamento de Recursos Humanos da PMSP.
Em 2006, foi assinado o contrato com a empresa Techne Engenharia e Sistemas Ltda., vencedora da licitação para implantação do SIGPEC. Teve início, então, a implantação do Sistema com a formação de equipes com profissionais experientes de diferentes divisões do Departamento de Recursos Humanos da Prefeitura de São Paulo, e da Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município - PRODAM, assessorados por consultores da empresa responsável pelo Sistema.
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