Prefeitura de São Paulo

Decreto nº 62.208/2023 - Dispõe sobre a reorganização da Secretaria Municipal de Gestão – SEGES, bem como altera a lotação e a denominação dos cargos de provimento em comissão que especifica. 

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Art. 20. O Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra - ARQUIP tem as seguintes atribuições:

I - formular a política municipal de arquivos e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, qualquer que seja o suporte da informação ou a sua natureza;

II - elaborar e divulgar diretrizes e normas para as diversas fases de administração dos documentos arquivísticos, inclusive dos documentos digitais, conforme o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil, para a organização e funcionamento dos arquivos integrantes do Sistema;

III - implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pela Administração Pública Municipal;

IV - promover a organização, a preservação e o acesso aos documentos nas diferentes fases de seu ciclo vital;

V - coordenar os trabalhos de classificação e avaliação de documentos públicos municipais;

VI - orientar, rever e aprovar as propostas de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;

VII - planejar, coordenar, acompanhar e estimular a elaboração de estudos e pesquisas na área de gestão arquivística de documentos, com vistas ao desenvolvimento e à absorção de novas tecnologias e procedimentos;

VIII - autorizar a eliminação dos documentos públicos municipais desprovidos de valor permanente, na condição de instituição arquivística pública municipal, de acordo com a determinação prevista na legislação de regência;

IX - acompanhar a transferência ou recolhimento de documentos em idade intermediária e permanente para o Núcleo de Gestão de Processos Encerrados - NUPEN, procedendo ao registro de sua entrada no referido órgão e cadastro em sistema único de acervos municipais;

X - promover o treinamento e orientação técnica dos profissionais responsáveis pelas atividades arquivísticas dos arquivos integrantes do Sistema de Arquivos do Município, em articulação com a Escola Municipal de Administração Pública Álvaro Liberato Alonso Guerra;

XI - promover e incentivar a cooperação entre os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, bem como entre os profissionais envolvidos na gestão de documentos;

XII – celebrar parcerias e acordos de cooperação com órgãos, instituições e entidades públicas ou privadas para o desenvolvimento das ações do ARQUIP;

XIII - promover a difusão de informações sobre os integrantes do Sistema de Arquivos do Município, bem como garantir o acesso aos documentos públicos municipais, observadas as restrições previstas em legislação específica;

XIV - realizar projetos de difusão e acesso aos acervos, objetivando divulgar e preservar o patrimônio documental do Município de São Paulo;

XV - exercer a função de órgão Central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo – SAMSP, nos termos da legislação vigente;

XVI - exercer outras atribuições correlatas e complementares na sua área de atuação. 

Art. 21. A Coordenação de Projetos - PROJ tem as seguintes atribuições:

I - definir a abordagem metodológica, processo e ciclo de vida de gerenciamento de projetos, programas e portfólios realizados pelo ARQUIP;

II - supervisionar e gerenciar os projetos no âmbito do Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra, em articulação com as divisões e seus núcleos;

III - planejar, coordenar, acompanhar e estimular a elaboração de estudos e pesquisas na área de gestão arquivística de documentos, com vistas ao desenvolvimento e à absorção de novas tecnologias e procedimentos;

IV - identificar parcerias e propor acordos de cooperação com órgãos, instituições e entidades públicas ou privadas para o desenvolvimento das ações do ARQUIP;

V - propor indicadores que permitam visualizar o desempenho das funções dos órgãos municipais a partir da análise dos dados armazenados nas bases dos sistemas geridos pelo ARQUIP;

VI – assistir os demais órgãos municipais na melhoria de seus processos de trabalho, observando as diretrizes da política municipal de gestão documental. 

Art. 22. A Divisão de Gestão Documental - DIDOC tem as seguintes atribuições:

I - supervisionar a aplicação de normas no tocante à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação e recolhimento para guarda permanente;

II - desenvolver estudos e propostas de instrumentos normativos, visando à implementação e ao acompanhamento da política de gestão de documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;

III - prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Municipal na implantação de programas de gestão de documentos, na elaboração e aplicação de planos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos;

IV - emitir pareceres sobre os programas de informatização, a instalação de redes de informação e a produção eletrônica de documentos, observando as diretrizes e normativas estabelecidas pelo órgão central competente;

V - apurar e comunicar aos órgãos de controle e fiscalização apropriados a ocorrência de atos lesivos ao patrimônio documental do Município de São Paulo;

VI - promover formação técnica e o aperfeiçoamento de pessoal de arquivo na área de gestão de documentos. 

Art. 23. O Núcleo de Gestão dos Sistemas de Documentos - NUSIST tem as seguintes atribuições:

I - gerenciar os sistemas informatizados de comunicação administrativa da Administração Pública Municipal e prestar suporte técnico e operacional aos usuários e unidades cadastradas;

II - revisar os procedimentos e as práticas estabelecidas para a operação dos sistemas, assim como promover a atualização dos sistemas, garantindo a compatibilidade e conformidade de ambos com as Políticas Municipais de Gestão Documental e de Segurança da Informação;

III - prospectar, divulgar e incentivar a aplicação de ferramentas tecnológicas para a otimização do fluxo da informação entre os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal. 

Art. 24. O Núcleo de Normas e Procedimentos - NUNORM tem as seguintes atribuições:

I – propor princípios, diretrizes, normas e procedimentos padronizados para organização e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;

II – acompanhar e contribuir para o desenvolvimento de programas de informatização, a gestão de documentos digitais e a instalação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, observando as diretrizes e normativas estabelecidas pelo órgão central competente;

III – elaborar e revisar, periodicamente, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos documentos que expressem atividades-meio da Administração Pública Municipal. 

Art. 25. O Núcleo de Orientação às Equipes de Gestão Documental - NUORI tem as seguintes atribuições:

I - prestar apoio técnico, em conformidade com as diretrizes da Política Municipal de Gestão Documental, aos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Município quanto à recepção, reprodução, geração, classificação, instrução, tramitação, encerramento e guarda de documentos;

II - orientar a avaliação, eliminação, transferência e recolhimento de documentos aos arquivos intermediário e permanente;

III - monitorar o cumprimento das normas e procedimentos relativos à gestão e preservação documental e adequação das instalações e práticas operacionais das unidades de arquivo e protocolo, recomendando providências para apuração e reparação de atos lesivos à política municipal de gestão documental;

IV - manter e divulgar o cadastro dos integrantes das equipes de gestão documental dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal para fins de execução da Política Municipal de Gestão Documental. 

Art. 26. O Núcleo de Publicação Oficial e Comunicação - NUPUBLI tem as seguintes atribuições:

I - gerenciar a produção e publicação do Diário Oficial da Cidade de São Paulo – DOC, bem como estabelecer padrões de utilização desse veículo;

II - disponibilizar o acesso a todas as edições do Diário Oficial da Cidade de São Paulo – DOC para consulentes e interessados em geral;

III - proceder à edição das obras técnico-científicas e educativas, nas diversas áreas do conhecimento do campo de atuação do ARQUIP;

IV - divulgar o resultado de pesquisas e estudos realizados pelo ARQUIP, com o fim de disseminar o saber entre seus diferentes públicos;

V - atuar como área de comunicação institucional no âmbito do ARQUIP, observando as diretrizes e normativas estabelecidas pelo órgão central competente. 

Art. 27. A Divisão de Gestão do Sistema de Arquivos do Município - DISAMP tem as seguintes atribuições:

I – acompanhar e apoiar as unidades de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, visando à integração das atividades de arquivo;

II - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardado os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

III - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

IV - preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Municipal;

V - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

VI - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública relacionada à Política Municipal de Gestão Documental. 

Art. 28. O Núcleo de Avaliação Documental - NUAVA tem as seguintes atribuições:

I - apoiar as ações de diagnóstico das condições da massa documental acumulada nos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Município - SAMSP, propondo ações para melhoria da preservação dos documentos de arquivo;

II - aplicar os prazos constantes das Tabelas de Temporalidade de Documentos aos processos sob custódia do Núcleo de Processos Encerrados – NUPEN, propondo seu recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação;

III - proceder à avaliação dos documentos sob a guarda do Núcleo de Gestão de Processos Encerrados - NUPEN, objetivando identificar sua valoração histórica, cultural ou probatória. 

Art. 29. O Núcleo de Difusão e Atendimento - NUADI tem as seguintes atribuições:

I - executar ações de suporte e atendimento aos cidadãos;

II - promover ações de difusão do acervo arquivístico municipal perante instituições de ensino e pesquisa, bem como a comunidade em geral;

III - promover a elaboração de instrumentos de consulta e pesquisa, incluindo bases de dados e sistemas informatizados, conforme normas vigentes e boas práticas de descrição arquivística;

IV – atender aos pedidos de acesso a processos sob custódia do Núcleo de Gestão de Processos Encerrados – NUPEN. 

Art. 30. O Núcleo de Gestão de Processos Encerrados - NUPEN tem as seguintes atribuições:

I - receber, organizar e acondicionar os processos transferidos da fase corrente para a intermediária em conformidade com os prazos constantes das tabelas de temporalidade aprovadas;

II – zelar pelo acervo de processos em fases intermediária e permanente sob sua guarda. 

Art. 31. O Núcleo de Preservação Digital - NUPRES tem as seguintes atribuições:

I - assistir os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal na captura dos documentos e informações para o meio digital, em conformidade com as normas em vigor;

II – promover a integração de sistemas de informação e bases de dados, visando evitar a redundância e duplicidade de informações armazenadas;

III – operar e manter repositório de documentos arquivísticos digitais, visando garantir a conservação, guarda e acesso dos documentos ao longo do tempo.