Prefeitura de São Paulo

Os pontos focais são servidores nomeados, conforme Portaria 131/SG/2018, que vão auxiliar a Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC na elaboração das Tabelas de Temporalidade da Administração Pública Municipal. Devem ter conhecimento das áreas específicas do seu Órgão e das documentações produzidas e recebidas em meio digital e físico, pois elas serão analisadas para inclusão nas Tabelas de Temporalidade.

O ponto focal deverá participar de reuniões com a CGDOC para alinhamento das ações, resolução de dúvidas, e demais atividades necessárias para a Elaboração da Tabela de Temporalidade incluindo a definição e o cumprimento do cronograma para entrega das atividades à CGDOC.

O ponto focal será o responsável pela comunicação entre seu Órgão e a CGDOC, irá solicitar e acompanhar o preenchimento do Formulário de Identificação Documental enviando as áreas que possuem competência administrativa sobre o documento, centralizar o recebimento dos Formulários de Identificação Documental para posterior acesso da CGDOC via PROCESSO SEI. Também vai responder dúvidas internas sobre a Tabela de Temporalidade, se necessário deverá agendar reuniões com as áreas para análise das documentações que irão compor a Tabela, auxiliar as unidades na definição dos prazos de guarda dos documentos que constarão nas Tabelas de Temporalidade: Atividades - Meio e Fim.

O formulário será encaminhado pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, durante a elaboração da Tabela de Temporalidade.

Para efetivação das ações deverá autuar o processo de elaboração e formalização da Tabela de Temporalidade.

Caberá a CGDOC orientar o ponto focal e esclarecer todas as dúvidas referentes à elaboração da Tabela de Temporalidade, ao preenchimento do Formulário de Identificação Documental, ou seja, as atividades relacionadas à Gestão Documental no âmbito da Prefeitura Municipal de São Paulo.

Relação de pontos focais nas unidades