Prefeitura de São Paulo

 DATA: 24/04/1990
DIRIGIDA: a todas as Unidades Municipais
ASSUNTO: formação de volumes de processos em tramitação

A Diretora do Departamento Administrativo-Financeiro, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO
- a competência disposta no parágrafo único do artigo. 46 do dec. 15.306, de 14.9.78;
- a grande dificuldade em manusear processos volumosos;
- as inúmeras irregularidades constatadas em processos com mais de 300 folhas;
- as dúvidas existentes quanto aos procedimentos a serem adotados.

EXPEDE
a presente Circular estabelecendo que, a partir desta data, cada Unidade Municipal ficará responsável pela formação de volumes de processos.
Para execução de tal serviço deverão ser obedecidos os seguintes procedimentos:
1. o funcionário que providenciar a formação de volumes deverá, primeiramente, conferir a paginação do processo, relacionando todas as irregularidades constatadas no mesmo, como por exemplo: folhas faltantes, junções irregulares, etc;
2. após a conferência separar cada volume com, no máximo 300 folhas;
3. cada volume formado por processo autuado a partir de 5.5.80 deverá ter, além da capa de cartolina, o protetor plástico;
4. as Unidades que tiverem, em seu poder, processos para serem formados volumes, deverão solicitar, através de memorando dirigido à Divisão de Sistema Operacional Processos—DAF.3, os protetores plásticos, citando os números dos processos, a quantidade de volumes para cada um e o formulário Cadastro de Volume de Processos;
5. cada volume, com exceção do último, deverá ter como documento inicial, não contando como página, uma NOTA EXPLICATIVA (MODELO I);
6. na capa de todos os volumes, com exceção do último, deverá ser colado o Cadastro de Volume de Processo (MO DELO II);
7. no último volume, que receberá todas as providências tais como cotas, carimbos, etc., deverá ser colado o Cadastro de Processos devidamente preenchido;
8. no inicio do ÚLTIMO VOLUME, deverá ser descrito na NO TA EXPLICATIVA (MODELO III), que também não será numerada, todos os volumes formados e suas respectivas numerações;
9. no último volume, antes de reiniciar a tramitação, deverá ser juntado, na seqüência de folhas, uma nota informando todas as irregularidades constatadas no processo. Esta nota deverá ter data, assinatura e carimbo do funcionário responsável pela formação dos volumes;
10. será feita EXCEÇÃO para processos autuados no Setor de Autuação - DAF.310, que tratam de pagamento de concessionárias, tais como: TELESP, SABESP, ELETROPAULO, etc., que seguirão as normas já utilizadas até ulterior deliberação;
11. SOMENTE deverão ser formados volumes, para processos que continuarão a tramitar, necessitando, assim, acrescer folhas. Caso haja EXTREMA necessidade de formar volumes de processos que serão enviados para arquivamento, devido seu mal estado de conservação, o total de folhas deverá ser dividido, de forma que não fique o último volume com menos de 20 folhas.
IMPORTANTE OBSERVAR
a) Todos os cadastros devem ser preenchidos de forma legível.
b) Todos os volumes devem tramitar juntos.
c) As Notas Explicativas devem ser datilografadas, datadas, assinadas e carimbadas em papel sulfite timbrado tamanho A4 (210 x 297 mm).
d) Eventuais dúvidas deverão ser dirimidas através do telefone 883-4318.
e) Esta Circular entrará em vigor a partir da data de sua publicação.

MODELO I

PREFEITURA DO MUNICIPIO DE SÃO PAULO

Este é o _____ volume do processo _____________________________ contendo de fls. ___________ a ___________.

IMPORTANTE OBSERVAR:
- esta folha não é numerada por se tratar de nota esclarecedora;
- os volumes devem tramitar juntos;
- todas as providências sobre cotas, carimbos, etc., devem ser colocadas no último volume.

data
carimbo e assinatura do responsável

MODELO III

PREFEITURA DO MUNICIPIO DE SÃO PAULO

Este é o _____ volume do processo _____________________________ que se inicia a partir de fls. ___________.

IMPORTANTE OBSERVAR:
- esta folha não é numerada por se tratar de nota esclarecedora;
- os volumes devem tramitar juntos;
- nada acrescente aos demais volumes. Todas as providências sobre cotas, carimbos, etc., devem ser colocadas neste volume.

data
carimbo e assinatura do responsável

OBS:
1º volume contém de fls. ________ a ________;
2º volume contém de fls. ________ a ________;