Prefeitura de São Paulo

 O Diretor do Departamento de Expediente, usando de suas atribuições, legais, e

CONSIDERANDO

- que todos os processos em andamento na PMSP estão cadastrados no Sistema de Controle e Gerenciamento de Processos – SCGP;
- que o SCGP emite diariamente relatórios sobre Processos Recebidos e Processos Remetidos pela Unidade;
- que semanalmente é emitido o Relatório de “Inventário dos Processos em Estoque”, informando todos os processos que ainda constam na Unidade;
- que semanalmente é emitido o Relatório de “Controle de Processos Encerrados”, informando dos processos que foram emprestados à Unidade;
- que mensalmente é emitido “Relatório de Estatístico”, informando dos processos que permanecem a mais tempo na Unidade
- que é de inteira responsabilidade da Chefia os processos que constam em sua unidade;
- o elevado número de denúncias de processos não localizados;
- o grande número de dúvidas quanto à tramitação de processos,

EXPEDE
a presente Portaria, alertando sobre os cuidados que as Chefias devem observar no controle dos processos sob sua responsabilidade.

1. O processo não pode tramitar sem o respectivo formulário “Recibo de Processo”.
2. A movimentação de processos entre servidores , de um mesmo ponto na rede, deve ser comunicada ao Protocolo, a fim de que o mesmo anote no verso do formulário “Recibo de processo” a troca de responsabilidade.
A tramitação de processos, entre pontos da rede, é controlada pelo SCGP, que somente alerta a unidade responsável pelo processo, após a digitação dos dados correspondentes no Recibo de Processo.
3. Os relatórios do SCGP devem ser conferidos no ato do recebimento e qualquer divergência deve ser comunicada à Central de Controle de Processos – CCP para o devido acerto ou esclarecimento.
4. O servidor ao assumir uma Chefia, deve verificar se todos os processos constantes do relatório “Inventário dos Processos em Estoque” estão fisicamente na Unidade, evitando assim assumir a responsabilidade sobre os processos que constam dos relatórios, mas que não são localizados.
5. A Unidade só deve denunciar o extravio de um processo quando esgotar todas as possibilidades de localização, inclusive por outras Unidades por onde o processo possa ter sido encaminhado em razão do assunto.
6. A Comissão Permanente de Processos Extraviados – CPPE somente receberá denúncia dobre extravio de processo, com o prévio conhecimento da respectiva Chefia de Gabinete da Secretaria da Unidade, observando os termos da Portaria 32/85, de SMA, publicada em 25.10.85.