Prefeitura de São Paulo

1 - O que é o IQAF?

O Índice de Qualidade Administrativo-Financeira – IQAF é um índice composto por 10 indicadores e calculado anualmente pela Secretaria Executiva de Gestão, da Secretaria de Governo Municipal, com o objetivo de analisar o desempenho dos órgãos da Administração Direta da Prefeitura de São Paulo na gestão dos recursos públicos. 

2 - Quais os benefícios do IQAF? 

O IQAF traz como principais benefícios a criação de um referencial de boas práticas para orientação das áreas de Administração e Finanças dos órgãos, promovendo aumento de eficiência na aplicação dos recursos e qualificação do gasto público. Além disso, o índice moderniza os meios de acompanhamento da gestão pública e oferece uma medida que quantifica o desempenho e a qualidade administrativo-financeira da Prefeitura, permitindo, assim, a visualização de pontos de melhoria na gestão municipal.

3 - Quais são os órgãos abrangidos pelo IQAF? 

O IQAF abrange todos os órgãos da Administração Direta: Secretarias Municipais e Subprefeituras.

4 - A Administração Indireta também está incluída no IQAF? 

Não. Inicialmente, apenas a Administração Direta é escopo do índice.

5 - Qual a diferença entre o IQAF e o Programa Gestores da Economia? 

O Programa Gestores da Economia tinha como objetivo mensurar a economia das unidades da Administração Direta e Indireta, visando a redução de 20% das despesas em relação ao período-base, nos pacotes de Vigilância, Limpeza, Locação de Imóveis, Transportes, Energia, Água, Manutenção de Imóveis, Telefonia, Escritório e Passagens e Diárias. Além disso, utilizava como única fonte de dados o Sistema de Orçamento e Finanças (SOF) e dependia de uma organização de pontos focais nas unidades para implementação das ações para economia.

O IQAF substitui o Programa Gestores da Economia, saindo de uma visão voltada à redução de gastos para medidas de desempenho na gestão administrativo-financeira. Trata-se de um índice que consolida 9 indicadores, com diversas fontes de dados, e que abrange vários aspectos da gestão administrativo-financeira dos órgãos da Administração Direta, tais como a gestão orçamentária, a gestão de suprimentos, de bens móveis, imóveis e demais recursos e a eficiência e observância de normas e recomendações nos procedimentos administrativos. Sua implementação não depende de uma rede de pontos focais, sendo de responsabilidade das áreas de Administração e Finanças dos órgãos a condução de ações para melhoria dos indicadores, com o apoio da Secretaria Executiva de Gestão.  

6 - Com que frequência o IQAF é calculado? 

O IQAF é calculado anualmente, mas alguns de seus indicadores podem ser calculados e divulgados aos órgãos em intervalos menores, para fins de acompanhamento da evolução dos resultados.

7 - Qual o período abrangido pelo IQAF? 

O IQAF é um índice de cálculo anual, com dados e resultados correspondentes a um determinado ano de exercício. Todos os indicadores orçamentários, por exemplo, estão alinhados ao ciclo de planejamento e execução do orçamento, e ao exercício financeiro anual. A exceção é feita para os indicadores relacionados às atas de registro de preço. Embora a metodologia estabelecida para a maioria dos indicadores considere exclusivamente os dados de um exercício específico, os indicadores das atas não analisam apenas as aquisições realizadas no ano do exercício avaliado pelo IQAF, mas sim o consumo realizado na primeira vigência (anual) das atas que se encerram naquele exercício, o que na maioria das vezes irá incluir também as consultas e aquisições realizadas no ano anterior. 

8 - Quando o IQAF é divulgado? 

O IQAF de cada exercício é divulgado entre os meses de abril e maio do exercício seguinte. Ex.: O IQAF 2021 é divulgado entre abril e maio de 2022. 

 9 - Como é feita a divulgação do IQAF aos órgãos? 

O IQAF é divulgado através de relatórios enviados por e-mail aos gabinetes e às áreas de Administração e Finanças e pelo acesso aos dashboards do índice. 

10 - Quem é responsável pelo cálculo e divulgação do IQAF? 

O cálculo e divulgação do IQAF são de responsabilidade da Secretaria Executiva de Gestão, da Secretaria de Governo Municipal.

11 - Quais são os assuntos cobertos pelo IQAF? 

O IQAF tem como foco as informações relativas à gestão orçamentária, à gestão de suprimentos, de bens móveis, imóveis e demais recursos e à eficiência e observância de normas e recomendações nos procedimentos administrativo-financeiros. Atualmente, o IQAF é calculado por meio de medidas realizadas sobre valores orçados, empenhados e liquidados ao longo do exercício financeiro, adesão a programas e ações que geram eficiência no uso de recursos, procedimentos relacionados às Atas de Registro de Preços e transparência nos processos. 

12 - Quais são os eixos que organizam o IQAF? 

Os indicadores do IQAF são organizados em três eixos de análise: Eixo Orçamentário, Eixo Eficiência do Gasto e Eixo Gestão Interna.

Eixo Orçamentário  - está alinhado fortemente ao processo de planejamento e de execução do orçamento, no sentido de avaliar se a unidade orçou as despesas de acordo com o que, de fato, seria gasto, e se executa de forma eficiente o seu orçamento, com regularidade e consciência de seus gastos.

Eixo Eficiência do Gasto - busca analisar aspectos relativos ao aproveitamento dos recursos tais como água, transporte, energia, dentre outros. Aqui, busca-se mensurar se esses recursos apresentam o máximo de rendimento possível, ou seja, verificar a existência da subutilização, desperdício e/ou gasto desnecessário.

Eixo Gestão Interna - aborda questões pertinentes aos procedimentos internos da Prefeitura e a adequação às boas práticas e aos normativos, como processos de compra e contratação, transparência de processos etc.  

13 - Quantos indicadores compõem o IQAF? 

O IQAF é composto por 10 indicadores, organizados nos três eixos (Orçamentário, Eficiência do Gasto e Gestão Interna). Além disso, outros indicadores complementares, ainda que não componham o IQAF, podem ser calculados e informados aos órgãos para subsidiar ou complementar a análise de seus resultados. 

14 -  Quais são os indicadores que compõem o IQAF? 

Os 10 indicadores que compõem o IQAF são:

Eixo Orçamentário

• Planejamento Orçamentário Adequado,
• Empenhos Liquidados,
• Empenhos Tardios
• Atualização do Comprometimento das Dotações

Eixo Eficiência de Gasto

• RGIs participantes do PURA
• Transporte Interno
• Consumo de Energia em Média Tensão

Eixo Gestão Interna

• Processos de Pagamento Públicos
• Qualidade da Estimativa das Atas e
• Comunicados das Atas 

15 - Como é calculado o IQAF? 

Para o cálculo do IQAF, é aplicada uma média ponderada com pesos definidos previamente para cada indicador, que têm a intenção de refletir sua importância na composição de cada eixo, bem como minimizar eventuais especificidades que possam interferir no resultado dos órgãos e que não sejam dependentes de seu desempenho de gestão. Mais informações: link para a Cartilha. 

16 - Quem é responsável pelas ações de melhoria do IQAF? 

O coordenador de Administração e Finanças de cada órgão é responsável por propor e coordenar ações para melhoria de seus indicadores, com apoio de seu Gabinete e com a participação de sua equipe na execução de tais ações. A Secretaria Executiva de Gestão é responsável por fornecer subsídios (detalhamento dos resultados dos indicadores e recomendações de boas práticas) para a proposição dessas ações. 

17 - Como será feito o acompanhamento das ações de melhoria do IQAF? 

A equipe do IQAF na Secretaria Executiva de Gestão realizará acompanhamento da evolução dos indicadores ao longo do ano, divulgando-os de forma periódica aos órgãos para sua ciência e providências, quando aplicável e necessário. As áreas de administração e finanças deverão informar as ações tomadas à equipe do IQAF, para que os resultados dessas ações possam ser mensurados através dos indicadores e divulgados aos demais órgãos, como um referencial de boas práticas.  

18 - Que tipo de apoio os órgãos poderão receber para melhorar seu resultado no IQAF? 

A equipe do IQAF na Secretaria Executiva de Gestão estará permanentemente disponível para esclarecimento de dúvidas sobre os dados utilizados e o cálculo dos indicadores. Além disso, estão previstas algumas ações para orientação das áreas de Administração e Finanças no período entre as divulgações anuais do índice: boletins com casos de boas práticas dos órgãos, workshops para compartilhamento e discussão de ações para melhoria do índice, divulgações parciais de indicadores para acompanhamento da evolução dos resultados.  

19 - Qual o prazo para realizar ações para melhoria do resultado no IQAF? 

Não há um prazo estabelecido para a realização das ações. O IQAF é uma ferramenta que estimula a melhoria contínua da gestão administrativo-financeira e, portanto, as medidas a favor da melhoria dos indicadores podem ser tomadas a qualquer tempo e de forma recorrente. Apesar disso, somente ações tomadas dentro do período analisado pelo índice serão refletidas nos resultados daquele ano, mesmo que as ações tenham sido tomadas antes da divulgação do índice.

Exemplo: Caso a unidade estabeleça procedimentos em relação à publicidade dos processos de pagamento no mês de fevereiro de 2022, os resultados decorrentes dessa ação não serão percebidos no índice que será divulgado em abril ou maio de 2022, pois este se referirá aos resultados de 2021. Os resultados dessa ação serão percebidos no IQAF 2022, a ser divulgado em abril ou maio de 2023. 

 20 - Por que as ações realizadas podem não melhorar o valor do IQAF divulgado? 

O IQAF é uma ferramenta que consolida os resultados dos órgãos em diferentes aspectos da gestão administrativo-financeira. Às vezes, ações isoladas para a melhoria de alguns indicadores podem não ser suficientes para a melhoria do índice como um todo, caso haja piora no resultado de outros indicadoresnaquele mesmo período. Além disso, o resultado numérico de cada indicador é convertido em um sistema de notas, variando de 0 a 1. Para uma mesma nota, pode haver uma faixa de resultados do indicador (Exemplo fictício: se o valor de determinado indicador estiver entre 60% e 80%, a nota do órgão naquele quesito será 0,75). Dessa forma, uma melhoria no valor do indicador que não implique mudança de faixa não representará, de imediato, uma melhoria na nota. Mas ainda que os resultados das ações não sejam imediatamente refletidos no índice, eles poderão repercutir nos índices dos anos subsequentes. O IQAF é uma ferramenta que estimula a melhoria contínua da gestão administrativo-financeira. 

21 - O que mede e como é calculado o indicador de Planejamento Orçamentário Adequado? 

O objetivo do indicador de Planejamento Orçamentário Adequado é verificar se os órgãos realizam estimativas aderentes a suas necessidades e avaliar sua capacidade de planejamento orçamentário. Ele é calculado dividindo-se o valor empenhado no ano de exercício pelo valor orçado anual. Mais informações: link para a Cartilha. 

22 - O que mede e como é calculado o indicador de Empenhos Liquidados? 

O objetivo do indicador de Empenhos Liquidados é monitorar o processamento das despesas no órgão e avaliar a execução do orçamento ao longo do exercício, verificando se o que foi empenhado foi, de fato, liquidado. Para seu cálculo, divide-se o valor do empenho programado líquido pelo valor empenhado no exercício. Mais informações: link para a Cartilha.

23 - O que mede e como é calculado o indicador de Empenhos Tardios? 

O objetivo do indicador de Empenhos Tardios é prevenir que a urgência para a realização de gastos com saldo disponível ocasione decisões equivocadas em relação a compras e eventual incremento de restos a pagar. Para isso, ele mede o quanto é empenhado no final do ano, em comparação ao empenhado durante todo o ano. Seu cálculo é realizado dividindo-se o valor empenhado no último bimestre pelo valor empenhado no ano, considerando determinados elementos de despesa. Mais informações: link para a Cartilha. 

24 - O que mede e como é calculado o indicador de Atualização do Comprometimento das Dotações? 

O objetivo do indicador de atualização do comprometimento das dotações é apoiar a gestão orçamentária dos órgãos, garantindo informações tempestivas e atualizadas sobre o comprometimento orçamentário. Para isso, ele analisa o número de meses em que o órgão realizou atualizações do Anexo IV (estabelecido pelo decreto de execução orçamentária e financeira da Administração Municipal) e calcula a taxa anual de atualizações do instrumento. Mais informações: link para a Cartilha.

 25 - O que mede e como é calculado o indicador de RGIs participantes do PURA? 

O objetivo do indicador de RGIs participantes do PURA é avaliar a adesão ao programa PURA da Sabesp como meio de redução das despesas com faturas de água. Seu cálculo é baseado em 2 fatores: o primeiro fator é o percentual de RGIs (Registro Geral do Imóvel) do órgão que participam do programa e o segundo fator é o percentual de RGIs que fizeram parte do programa, mas saíram e não retornaram. Mais informações: link para a Cartilha. 

26 - O que mede e como é calculado o indicador de Transporte Interno? 

O objetivo do indicador de Transporte Interno é identificar a utilização de formas menos eficientes de transporte de agentes públicos a partir de uma avaliação do quantitativo de veículos mantidos em regime de locação de forma injustificada. Seu cálculo é realizado por meio da diferença entre o número de veículos tipo “C” locados pelo órgão e o número de veículos previamente autorizado (Portaria SMG nº 103, de 18 de outubro de 2017 e autorizações posteriores). Mais informações: link para a Cartilha. 

27 - O que mede e como é calculado o indicador de Consumo de Energia em Média Tensão? 

O objetivo do indicador de Consumo de Energia em Média Tensão é analisar o planejamento da demanda das unidades atendidas em média tensão, a fim de verificar se o consumo estimado está de acordo com o consumo realizado, garantindo os menores custos de energia para a unidade. Seu cálculo é realizado dividindo-se o consumo faturado na ponta pela demanda contratada pela unidade consumidora. Mais informações: link para a Cartilha. 

28 -  O que mede e como é calculado o indicador de Processos de Pagamento Públicos? 

O objetivo do indicador de Processos de Pagamento Públicos é verificar a transparência e o nível de acesso de processos e documentos de pagamento pelos cidadãos como meio de avaliar o respeito a procedimentos e normativos nos fluxos administrativos. Seu cálculo é baseado em 2 fatores: o primeiro fator é o percentual de processos de pagamento que tem acesso público e o segundo fator é o percentual de documentos públicos entre aqueles do fluxo de pagamento padrão. Mais informações: link para a Cartilha. 

29 - O que mede e como é calculado o indicador de Qualidade da Estimativa das Atas? 

O objetivo do indicador de Qualidade da Estimativa das Atas é analisar o processo de planejamento de demanda nos processos de compras via Ata de Registro de Preço, tendo como premissa que a estimativa equivocada das quantidades contempladas pelas atas pode gerar prejuízos econômicos nas contratações futuras e/ou diminuir o ganho de escala propiciado pelas atas. Seu cálculo é realizado dividindo-se o custo total das consultas realizadas pelo custo total do consumo estimado. Mais informações: link para a Cartilha. 

30 - O que mede e como é calculado o indicador de Comunicados das Atas? 

O objetivo do indicador de Comunicados das Atas é monitorar o comportamento dos órgãos participantes das atas em relação à comunicação de quantitativos ao órgão gerenciador. Seu cálculo é realizado dividindo-se o total de comunicados realizados (em relação à aquisição de quantitativos da ata) pelo total de consultas aprovadas pelo órgão gerenciador. Mais informações: link para a Cartilha. 

31 - Estão previstos outros indicadores, além dos que compõem o IQAF?  

O processo de construção de indicadores é dinâmico e algumas medidas podem requerer tempo para amadurecimento da metodologia e do conceito ou para elaboração mais precisa dos dados. Por essa razão, embora o cálculo do IQAF seja baseado em um conjunto específico de indicadores, outros indicadores também são calculados e acompanhados com o intuito de complementar as informações abarcadas pelo índice e, eventualmente, compor o IQAF em momento futuro. Dentre os indicadores complementares, destacam-se o indicador de ocupação do espaço administrativo, o indicador de contratos assinados fisicamente e o indicador de turnover das áreas administrativo-financeiras. Mais informações: link para a Cartilha. 

32 - Como tirar outras dúvidas sobre o IQAF? 

A equipe do IQAF estará permanentemente à disposição para esclarecimento de dúvidas e orientações pelo e-mail iqafgestao@prefeitura.sp.gov.br. Além disso, a Cartilha do IQAF pode ser consultada para maiores detalhes sobre a metodologia de cálculo dos indicadores e do índice (link para a Cartilha). 

33 - Como contribuir com a elaboração ou sugerir indicadores para o IQAF? 

A elaboração e implementação do IQAF é um processo coletivo de melhoria e aprendizado. Todos os órgãos podem participar do aprimoramento e da proposição de indicadores e o diálogo entre a Secretaria Executiva de Gestão e os demais órgãos será contínuo. O contato com a equipe do IQAF poderá ser feito pelo endereço iqafgestao@prefeitura.sp.gov.br.