Prefeitura de São Paulo

A Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC tem as seguintes atribuições:

I – promover, subsidiar e acompanhar a implementação da política municipal de gestão documental;

II – assegurar o controle, a preservação e o acesso aos documentos sob sua custódia, bem como coordenar e monitorar as atividades relativas à gestão documental no âmbito
da Secretaria, de acordo com as diretrizes da política municipal de gestão documental;

III – consolidar informações referentes à produção e gestão de documentos arquivísticos e promover a difusão de conhecimentos relacionados ao tema;

IV – manifestar-se sobre a conformidade dos requisitos dos sistemas informatizados a serem adquiridos ou desenvolvidos para a gestão de documentos às normas e procedimentos da política municipal de gestão documental;

V – manifestar-se sobre a conformidade de projetos de reprodução e terceirização de guarda de documentos às normas e procedimentos da política municipal de gestão documental;

VI – integrar-se aos processos de consolidação e sistematização de dados referentes ao acesso à informação e à transparência municipal;

VII – coordenar a Comissão Permanente de Processos Extraviados – CPPE e a execução das diligências necessárias perante as unidades municipais, visando subsidiar as
deliberações do colegiado quanto à declaração de extravio;

VIII – propor princípios, diretrizes, normas e procedimentos padronizados para publicação oficial;

IX – fiscalizar os contratos referentes aos prestadores de serviços e/ou fornecedores externos afetos à sua área;

X – exercer outras atribuições correlatas e complementares na sua área de atuação.

Art. 28. A Divisão de Normas Técnicas tem as seguintes atribuições:

I – propor princípios, diretrizes, normas e procedimentos padronizados para organização e funcionamento das atividades de arquivo e protocolo;

II – acompanhar e contribuir para o desenvolvimento de programas de informatização, a gestão de documentos digitais e a instalação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos;

III – analisar e aprovar as propostas de plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos submetidas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal;

IV – elaborar e revisar, periodicamente, o plano de classificação e tabela de temporalidade dos documentos que expressem atividades-meio da Administração Pública Municipal;

V – promover a capacitação de servidores na área de sua competência, em parceria com a Escola Municipal de Administração Pública de São Paulo – Álvaro Liberato Alonso Guerra – EMASP;

VI – produzir estatísticas, relatórios gerenciais e estudos relativos à implantação da política municipal de gestão documental.

Art. 29. A Divisão de Orientação aos Órgãos Setoriais tem as seguintes atribuições:

I – prestar apoio técnico, em conformidade com as diretrizes da política municipal de gestão documental, aos órgãos integrantes do sistema de arquivos do Município quanto à recepção, reprodução, geração, classificação, instrução, tramitação, encerramento e guarda de documentos;

II – orientar a avaliação, eliminação, transferência e recolhimento de documentos aos arquivos intermediário e permanente;

III – monitorar o cumprimento das normas e procedimentos relativos à gestão e preservação documental e adequação das instalações e práticas operacionais das unidades de arquivo e protocolo, recomendando providências para apuração e reparação de atos lesivos à política municipal de gestão documental;

IV – dar suporte técnico e administrativo à Comissão Permanente de Processos Extraviados – CPPE, prestando orientação aos órgãos setoriais em caso de extravio de documentos, bem como manter registro atualizado de todos os processos declarados extraviados nos sistemas informatizados de comunicação administrativa.

Art. 30. A Divisão do Arquivo Administrativo tem as seguintes atribuições:

I – referente ao acervo de documentos classificados como de idade intermediária, proceder:

a) ao recolhimento, organização, acondicionamento e controle, observados os prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade aprovadas;

b) à promoção de ações de reprodução, preservação e difusão, atendidas as normas técnicas e a legislação em vigor;

II – promover a elaboração de instrumentos de consulta e pesquisa, incluindo bases de dados e sistemas informatizados, conforme normas vigentes e boas práticas de descrição arquivística;

III – planejar, coordenar e executar ações de suporte ao atendimento a pesquisadores e cidadãos em geral, compreendendo as atividades de gerenciamento e controle dos ambientes e instrumentos de consulta de documentos nos seus diversos suportes.

Art. 31. A Divisão de Gestão dos Sistemas Eletrônicos de Documentos tem as seguintes atribuições:

I – gerenciar os sistemas informatizados de comunicação administrativa da Administração Pública Municipal e prestar suporte técnico e operacional aos usuários e unidades cadastradas;

II – revisar, de forma permanente, os procedimentos e as práticas estabelecidas, garantindo sua compatibilidade;

III – promover a atualização constante dos sistemas e a sua conformidade com a política municipal de gestão documental e de segurança da informação;

IV – gerenciar a produção e publicação do Diário Oficial da Cidade de São Paulo – DOC, bem como estabelecer padrões de utilização desse veículo.

Art. 32. A Comissão Permanente de Processos Extraviados – CPPE, da Coordenação de Gestão Documental, tem a composição prevista na Lei nº 9.409, de 24 de dezembro de 1981, e as atribuições descritas nos artigos 101, 102, 103 e 105 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010.