Secretaria Municipal de Gestão
Decreto institui o Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra
O prefeito Ricardo Nunes assinou na manhã de hoje dois decretos sobre a gestão documental da cidade. Um decreto altera a denominação da Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC, da Secretaria Executiva de Gestão, que agora passa a ser oficialmente o “Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra - ARQUIP”, em homenagem ao ex-servidor falecido em 2020 que se dedicou, durante toda sua carreira, à área arquivística na Prefeitura de São Paulo. O outro regulamenta um dispositivo da Lei de Desburocratização (nº 17.607/21) que proíbe a administração pública de solicitar do munícipe documento que esteja em posse da Prefeitura.
As medidas foram anunciadas durante visita do prefeito às instalações do arquivo, localizado na Rua da Balsa, 331 – Piqueri, na Zona Norte da cidade, que hoje guarda aproximadamente 20 milhões de processos datados desde 1936, distribuídos em três grandes galpões, sendo um deles sua sede administrativa. Em linha reta, os processos alcançariam 77 quilômetros de extensão.
Também está sendo finalizado pela Secretaria Executiva de Gestão um Termo de Referência de Avaliação Documental para a contratação de empresa para auxiliar na avaliação da massa documental acumulada que não está cadastrada em sistema. A estimativa é de que até 40% dos processos possam ser descartados – os processos entre 1936 e 1977 não foram cadastrados.
Uma parte desses documentos são plantas de imóveis que foram inseridas nos processos e não possui valor legal. O secretário executivo de Gestão, Fabricio Cobra Arbex, assinou uma portaria autorizando o descarte desses documentos, que devem liberar 17 quilômetros lineares de espaço no acervo (24 mil caixas de documentos). Outra parte dos processos também já poderia ser descartada, de acordo com a tabela de temporalidade da Prefeitura. Só da Secretaria Municipal da Fazenda, por exemplo, existem aproximadamente 1 milhão de processos em análise para descarte.
Administrar todo esse volume de processos não é tarefa fácil. Atualmente, os 44 funcionários do arquivo têm a ajuda de 50 bolsistas do Projeto “Vivência e prática em gestão de documentos”, em parceria com a Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Trabalho e Turismo – SMDET. Outros 50 bolsistas estão sendo contratados para ajudar na reordenação do acervo e na pesquisa de processos solicitados pelos munícipes.
Durante a visita, o prefeito teve acesso aos estudos para a construção de uma nova sede do Arquivo Público, que pretende ser um centro de difusão da documentação municipal, atendendo às normas arquivísticas e de preservação.
Gestão de documentos otimizada
O Arquivo Público Municipal é o órgão central do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo – SAMSP e tem como missão garantir o funcionamento da estrutura arquivística, definindo procedimentos operacionais, propondo políticas públicas de gestão documental, assegurando o controle, a preservação e o acesso aos documentos sob sua custódia.
A função do arquivo também é acompanhar os processos de consolidação e sistematização referentes ao acesso à informação e à transparência municipal, propondo diretrizes, princípios, normas e procedimentos padronizados.
Desde 2015, os processos administrativos são abertos via Sistema Eletrônico de Informações - SEI, que recentemente passou por uma mudança na estrutura, facilitando o controle e a gestão dos processos eletrônicos e garantindo maior acessibilidade e simplificação de procedimentos. O sistema trouxe muitos benefícios para a administração municipal, como transparência, agilidade no andamento dos processos e redução de custos.