Prefeitura de São Paulo

A Prefeitura da Cidade de São Paulo assumiu o desafio de modernizar a gestão de recursos humanos na administração municipal e comemora, agora, a implantação efetiva do novo e moderno Sistema Integrado de Gestão de Pessoas e Competências – SIGPEC, com a primeira folha de pagamento gerada pelo Sistema, em junho, também com um novo modelo de holerite.

Está à frente da implantação do SIGPEC, a Secretaria Municipal de Gestão (SMG), por meio da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP), em parceria com a Prodam - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município. Todo o processo de mudança contou, também, com a participação de todas as unidades de recursos humanos da PMSP, fundamental para essa conquista.

O projeto tem o financiamento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), por meio do PMAT – Programa de Modernização da Administração Tributária e Gestão dos Setores Sociais Básicos.

A grande novidade é que, com o SIGPEC, todos os eventos referentes ao funcionalismo municipal são cadastrados em um único sistema integrado, que irá processar todos os dados relativos à gestão dos mais de 184 mil servidores, entre ativos, inativos e pensionistas da administração direta. Essa integração representa a base do processo de modernização na Gestão de Pessoas e Competências da Prefeitura Municipal de São Paulo. Vale ressaltar, que o sistema principal antes utilizado para a manutenção dos dados cadastrais dos servidores municipais tem 30 anos.

A adoção dessa nova ferramenta tecnológica vai proporcionar maior agilidade e eficiência ao gerenciamento de recursos humanos, com a simplificação dos procedimentos adotados anteriormente, facilitando o acesso às informações dos servidores e a disponibilização rápida de dados para a obtenção de benefícios para o servidor. Por exemplo, eventos que, antes, eram pagos em meses posteriores, como plantões, convocações, entre outros, passam a ser pagos no próprio mês de sua realização. Da mesma forma, o cadastro de faltas, licenças e outras ocorrências de freqüência, resultará em descontos no próprio mês.

Isto se deve ao fato da folha de pagamento no SIGPEC ser fechada em data mais próxima ao pagamento, garantindo a percepção imediata dos vencimentos, a partir do cadastro das informações na base de dados do Sistema pelas áreas de Recursos Humanos. No sistema anterior, chegava a ocorrer um prazo de até dois meses para que os eventos funcionais tivessem efeito na folha de pagamento do servidor.

O Departamento de Recursos Humanos da PMSP trabalhava, até maio, com vários sistemas diferentes para manutenção das informações cadastrais do funcionalismo municipal, como ingresso, freqüência, pagamento de 1/3 de férias, contagem de tempo, além do gerenciamento do quadro de cargos. Esses sistemas alimentavam o sistema que gerava a folha de pagamento. Mas, para o intercâmbio de informações entre eles, eram realizados procedimentos manuais. Esse fracionamento de atividades gerava a redundância de informações nos diversos sistemas, prejudicando, ainda, a agilização dos procedimentos.

Agendamento on-line de perícias médicas
O SIGPEC também vai mudar significativamente as rotinas adotadas pelo Departamento de Saúde do Servidor (DSS), para o gerenciamento de licenças médicas, readaptações funcionais, acidentes de trabalho, aposentadorias e ações de promoção à saúde. Entre outros benefícios, com o SIGPEC, o agendamento de perícias médicas será feito on-line, eliminando as guias de licença médica manuais. O próprio médico fará o cadastro da avaliação da saúde do servidor e da conclusão da perícia em prontuário eletrônico, diretamente no Sistema, que disponibiliza essas informações on-line às Unidades de RH dos servidores. Nesse prontuário eletrônico constará todo o histórico de saúde do servidor.

Abrangência
Essa mudança na atuação das unidades de gestão de recursos humanos terá reflexos diretos em toda a Administração Municipal, pela reorganização de todas as tarefas relacionadas à administração do pessoal e pela maior disponibilidade de informações aos gestores da Prefeitura. Pelo sistema, é possível fazer consultas das mais variadas para o levantamento de estatísticas sobre o funcionalismo municipal. Os servidores serão beneficiados, pois o SIGPEC irá proporcionar um canal de comunicação menos burocrático para o levantamento de informações sobre sua vida funcional.

2ª Etapa
Na 2ª etapa de implantação do projeto, já em andamento, está prevista, entre outras ações, a criação de portais na internet com conteúdos específicos dirigidos aos gestores de recursos humanos, servidores e cidadãos. O Portal do Servidor, por exemplo, irá possibilitar o acesso dos servidores às suas informações pessoais para consultas on-line.

O SIGPEC também irá gerenciar, na segunda etapa, os eventos da área de Desenvolvimento de Pessoal, como progressão funcional, promoções por merecimento e tempo de serviço, além de gerir o processo de avaliação de desempenho dos servidores.

Integração de equipes

Para garantir a participação de todos os envolvidos nesse processo de mudança, a equipe do SIGPEC criou os Fóruns, fundamentais para manter os órgãos municipais informados sobre o andamento do projeto e engajar os profissionais das Unidades de Recursos Humanos (URH’s), das secretarias, e Supervisões de Gestão de Pessoas (SUGESP’s), das subprefeituras, na implantação do novo sistema integrado. Desde 2006, foram realizados 18 Fóruns com a participação assídua dos profissionais de RH de toda a Prefeitura.

Capacitação para operação do sistema

Para capacitar os funcionários da área de Recursos Humanos para trabalharem com o novo Sistema, foi realizado um mapeamento de todas as Unidades de RH, para identificar a demanda de servidores que necessitariam ser treinados em cada uma delas. Desde outubro de 2007, foram capacitados, aproximadamente, 600 servidores, nos diversos módulos de treinamento. Para aumentar a capacidade de treinamento e formar multiplicadores nas Unidades de RH, também foi criado o Curso de Formação de Instrutores em SIGPEC, que terá a segunda turma formada neste mês de julho.

Implantação
O contrato com a empresa Techne Engenharia e Sistemas Ltda., vencedora da licitação para implantação do SIGPEC, foi assinado em 2006. Teve início, então, o processo de implantação do novo Sistema com a formação de equipes com profissionais experientes de diferentes divisões do Departamento de Recursos Humanos da Prefeitura de São Paulo e da Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município – PRODAM, assessorados por consultores da empresa responsável pelo Sistema.

Para adaptação do sistema às normas e necessidades da PMSP, foi feito um trabalho minucioso que contou com equipes específicas para administrar as áreas de Planejamento e Controle, Customização, Migração de dados; Treinamento, Informações e Parametrização.

Em fevereiro deste ano, após o processo de migração de dados, o SIGPEC entrou em operação paralela aos outros sistemas. Isto quer dizer que todos os cadastros feitos nos sistemas chamados de legados, foram feitos também no SIGPEC. O processamento em paralelo teve por objetivo testar e validar os fluxos propostos, familiarizar os usuários com o novo sistema, sanar as dúvidas quanto aos processos de trabalho e corrigir problemas.

No mês de maio, teve início a operação efetiva do SIGPEC, ou seja, todo o cadastramento dos eventos funcionais dos servidores, pelas unidades de RH, já foi efetuado no novo Sistema, de modo a gerar a folha de pagamento de junho.

Administração das mudanças
Hoje, todas as unidades de recursos humanos da PMSP trabalham com o SIGPEC e o processo está numa fase de consolidação das mudanças. Para garantir o pleno desenvolvimento das novas atividades, a Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP), por meio da equipe do SIGPEC, formou grupos para atender à demanda por informações sobre a operação, regras, procedimentos e rotinas de produção do Sistema. Sem falar do trabalho contínuo de sensibilização e capacitação dos profissionais da área de Recursos Humanos. Está prevista, ainda, a criação de um Programa Permanente de Capacitação para o SIGPEC, em parceria com a Escola de Formação do Servidor Público Municipal.
Com a implantação em definitivo do SIGPEC, a Prodam - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município - é responsável pelo gerenciamento do processamento, desenvolvimento e manutenção do Sistema.

Miriam Boffo
Assessoria de Comunicação e Imprensa
Secretaria Municipal de Gestão