Prefeitura de São Paulo

Gestão Documental e EDOC 

A gestão documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento de documentos de arquivo, em fase corrente e intermediária, cujo objetivo é manter sob controle a massa documental produzida, evitando o desperdício de recursos – humanos e materiais – preconizando a eliminação daqueles destituídos de valor ou o recolhimento para guarda permanente dos que retratam as políticas públicas desenvolvidas e aplicadas pelos órgãos da administração pública. 

Para dar consecução a esse conjunto de ações, pelo Decreto Municipal nº 57.783, de 13 de julho de 2017, foi instituída, no município de São Paulo, a Política de Gestão Documental (PGDOC), que dispõe ainda sobre o Sistema de Arquivos da cidade.

Para a execução desta Política foram instituídas, nos vários órgãos da Prefeitura de São Paulo e entidades da Administração Pública Municipal, as EDOCs, Equipes de Gestão Documental, com o objetivo de regulamentar os processos de gestão dos documentos produzidos no âmbito da Prefeitura sob a supervisão da Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Executiva de Gestão (CGDOC).  

O primeiro levantamento da produção documental da Secretaria Municipal da Educação (SMC), ainda de caráter parcial, foi iniciado em 2018 pela equipe da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA, antecessora da EDOC. 

O resultado deste trabalho foi o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade Parcial de Documentos da Secretaria Municipal de Cultura de São Paulo: Atividades – Fim, publicados em 2021 e ainda vigentes, disponíveis através do link: https://legislacao.prefeitura.sp.gov.br/leis/portaria-secretaria-municipal-de-cultura-smc-69-de-11-de-junho-de-2021.  

A EDOC substituiu a CSA com o intuito de dar continuidade aos trabalhos já executados. Além de proporcionar mais segurança na gestão documental da SMC, as ações planejadas pela EDOC visam sensibilizar os servidores para um olhar mais cuidadoso sobre a documentação. 

Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação
Entre as funções das EDOCs está a elaboração e o gerenciamento dos instrumentos de gestão documental dos respectivos órgãos, dentre eles, o Plano de Classificação de Documentos (PLCD) e a Tabela de Temporalidade (TTD) das atividades finalísticas, ou seja, a atividade principal desenvolvida pelo órgão, e motivo pelo qual foi criado.  

O PLCD é um instrumento utilizado para classificar os documentos de arquivo, na fase corrente, em classes de acordo com seu contexto de produção, ou seja, das funções e atividades que motivaram sua criação.

A Tabela de Temporalidade é resultante do estudo do tempo de guarda que se atribui aos documentos, baseado tanto em critérios legais quanto na percepção de sua importância cultural e histórica. Assim, a função da avaliação documental vem a ser, além de apresentação sistematizada dos prazos de guarda para as séries documentais em cada fase do seu ciclo de vida, a indicação da destinação final: eliminação ou guarda permanente. 

Nesse viés, à EDOC da Secretaria Municipal de Cultura compete realizar o levantamento e atualização da produção de documentos da SMC, seus órgãos e unidades, com o objetivo de compor um quadro geral deste conjunto arquivístico.  

Abaixo, a composição da EDOC, estabelecida pela Portaria n° 16, de março de 2023:

Líder da EDOC do órgão ou da entidade e o suplente:
Sátiro Nunes (titular)
Debora Costa de Faria (suplente) 

Responsável  do  órgão setorial  do  Sistema de Arquivos do Município de São Paulo  (SAMSP)
Eduardo Yoshinori Ochi  

Ponto focal para elaboração das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Alexandre Miyazato (titular)
Raquel Barioni Abdalla (suplente)

Administrador local do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) 
Larissa Lopes Buenos Ayres Rodrigues (titular)
Victor Hugo Albernaz Lemos (suplente) 

Submestre do Sistema Municipal de Processos (SIMPROC)
Weldya Fátima Vieira Michiles 

Responsável  pela unidade de protocolo
Luiz Carlos Pereira Maciel